Knut Pankrath

Sinn einer Aufgabenverwaltung

Sowohl unternehmerisch tätige als auch anders aktive Menschen haben oft mehr Aufgaben um sich herum als sie vollständig im Kopf behalten können. Somit ist es hilfreich, alle Aufgaben außerhalb des eigenen Kopfes zu sammeln, die nicht sofort erledigt werden. Darüber hinaus ist es natürlich wünschenswert, wenn Aufgaben in irgendeiner Weise priorisiert oder auch dahingehend dargestellt werden können, wann was fällig ist.

allgemeine Vorzüge von Mindmaps

Mindmaps sind aus meiner Sicht grafische Abbildungen von Zusammenhängen. Die wenn auch einfache Darstellung beschrifteter Objekte, die mit Linien verbunden sind, ist für manche Gehirne einfacher bzw. effektiver zu bearbeiten, als z.B. mit Tabellenkalkulationen entworfene Listen. Ein Spreadsheet ist meiner Ansicht nach nicht mehr als das digitale Abbild des guten alten fliegenden Zettels…

konkreter Ansatz Aufgabenverwaltung mit Mindmap

Vorausgeschickt sei hier noch, dass ich gern mit freier Software arbeite und es mag, wenn erzeugte Dateien im Umfang klein und notfalls noch mit einem einfachen Editor bearbeitbar sind. All das bietet mir freemind.

Zeithorizonte

Im ersten Schritt habe ich auf der linken Seiten vom Wurzelknoten Zweige für Dinge, die

• irgendwann
• in einem bestimmten Jahr
• in einem bestimmten Monat

getan werden sollten. Rechts des Wurzelknotens befindet sich der Zweig für Wochen. An dem hängen derzeit Unterknoten für die Kalenderwochen 23 und 24, an denen wiederum die zu erledigenden Aufgaben hängen.

Links auf externe Dokumente

Eine besonders nützliche Eigenschaft der Mindmap ist, das in jedem Knoten ein Link auf ein externes Dokument wie z.B. ein Artikelentwurf oder auch eine Seite im Internet untergebracht werden kann. Gerade für größere Aufgaben oder Projekte verfüge ich oft über Stoffsammlungen, die ich so mit einem Klick geöffnet bekomme.

Icons

freemind bietet eine Reihe von Icons an, die den Knoten zugeordnet werden können. Zur Zeit verwende ich diese sparsam, damit es nicht zu unübersichtlich wird. Das Ausrufezeichen für besonders wichtige Aufgaben und der Haken für erledigte Aufgaben hilft mir, die Situation schnell zu überblicken.

Zeithorizontwechsel

Für mich von Vorteil ist, dass ich Aufgaben z.B. aus dem Horizont Monat aktiv in eine Kalenderwoche ziehen kann und muss und das System nicht störungsfrei vor sich hin schnurrt. Die aktive Auseinandersetzung und das Herunterbrechen größerer Aufgaben in Teilaufgaben wird für mich handhabbarer.

Zwischenfazit

Da ich Mindmaps seit Jahren für andere Aufgaben einsetze, schien es mir logisch, nun auch für diese Nutzung auf dieses Werkzeug zurückzugreifen. Den Ansatz der verschiedenen Zeithorizonte verdanke ich der Lektüre eines Buches, wenngleich dort andere Horizonte gewählt werden. Ich fühle mich mit dem System derzeit sehr wohl. Zur Unterstützung verwende ich auch eine Kladde, in die ich zwischenzeitlich handschriftlich dies und das eintrage und in [noch] unregelmäßigen Abständen Aufgaben in meine todo Mindmap übertrage.

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