Durchgängige IT-Unterstützung von Verwaltungsabläufen durch Digitales Schriftgutmanagement

DokumentenManagement geniesst gegenwärtig zu Recht hohe Aufmerksam keit in den Verwaltungen, stellt es doch in vielen Fällen den Schlüssel dar zu mehr Effizienz, Effektivität und Qualität durch den Einsatz moderner IT. Digitales Schriftgutmanagement bezeichnet einen prozessorientierten Ansatz, den Umgang mit Dokumenten nicht nur punktuell in den Fachabteilungen von Behörden, sondern durchgängig, das heisst vom Post eingang über die Vorgangsbearbei tung bis zum Postausgang, zu unterstüt zen. Der Beitrag beschreibt Gestaltungs möglichkeiten und anforderungen anhand von aktuellen Projektergebnissen. und weitergereicht, vom Empfänger er neut in das von ihm genutzte Fachverfah ren eingegeben werden müssen usw. Den Abschluss der Bearbeitung bildet schliess lich ein Bescheid, der mangels rechtssi cherer und komfortabler Alternativen noch immer auf Papier erstellt und auf dem her kömmlichen Postweg übermittelt werden muss. Die Anfangsphase im EGovernment war geprägt von der Vorstellung, dass die elektronische Kommunikation das Me dium Papier in weiten Teilen verdrängen würde. Wie wir heute wissen, hat sich die se Vision als unrealistisch erwiesen ganz ähnlich wie die des papierlosen Büros, die in vorangegangenen Phasen des Compu tereinsatzes formuliert worden war. Heute gehen Expertinnen und Experten davon aus, dass der Umgang mit Briefen und an deren Schriftstücken auf absehbare Zeit fester Bestandteil von Verwaltungsarbeit bleiben wird. Empfehlenswerte Doppel strategie Bei der Entwicklung von Strategien zum ITEinsatz kommt dem Umgang mit Doku menten also zentrale Bedeutung zu. Ver waltungen, die dies erkannt haben, setzen sich derzeit vor allem mit der Digitalisie rung von Schriftgut in den Fachämtern und Fragen zur rechtssicheren langfristi gen Archivierung auseinander. Als wäre dies nicht schon kompliziert genug, emp fiehlt es sich, den Bogen noch etwas wei ter zu spannen und den Ein und Ausgang von Schriftgut systematisch mit einzu schliessen. Auf diese Weise eröffnet sich eine Dop pelstrategie, mit der die Möglichkeiten moderner IT trotz den eingangs beschrie benen Schwierigkeiten zur Verbesserung von Qualität und Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsarbeit ausgeschöpft werden können: Einerseits sollten selbstverständ lich EGovernmentAngebote für jene Ziel gruppen weiter ausgebaut werden, die für die elektronische Kommunikation in be sonderem Masse zu gewinnen sind und idealerweise selbst ein Interesse daran ha ben, mit der Verwaltung nicht mehr per Brief, sondern auf elektronischem Weg zu kommunizieren. Andererseits sind Mittel und Wege zu suchen, Medienbrüche zu vermeiden und die Vorgangsbearbeitung möglichst durchgängig mit IT zu unterstüt zen. So könnte Schriftgut im Posteingang digitalisiert werden, wodurch die relevan ten Daten der Vorgangsbearbeitung von Beginn an in elektronischer Form zur Ver fügung stünden. Am Ende des Prozesses könnte der Postausgang zentralisiert wer den, um die Aktivitäten rund um Druckout put und Versand an einer Stelle zu bün deln und dadurch zu höheren Volumina und den damit verbundenen Effizienzvor teilen zu gelangen. Diese durchgängige, ITbasierte Opti mierung des gesamten Durchlaufs vom Posteingang über die einzelnen Fachpro zesse bis zum Postausgang lässt sich auch als Digitales Schriftgutmanage ment DSM bezeichnen. Mit diesem Begriff verbindet sich eine gewisse Erwei terung gegenüber dem Dokumentenma nagement, das in vielen Verwaltungen noch eher punktuell und ohne systemati sche Bezugnahme auf relevante Ge schäftsprozesse betrieben wird. Neuer dings ist in diesem Zusammenhang auch häufig von Enterprise Content Manage ment ECM die Rede, womit vor allem das Zusammenwachsen bislang getrennt entwickelter und eingesetzter ITKompo nenten zum Ausdruck gebracht werden soll. Diese Begrifflichkeiten können sicher lich synonym verwendet werden, im Fol genden wird in der Regel dem Digitalen Schriftgutmanagement der Vorzug gege ben. Wirtschaftlichkeit von DSMSzenarien Obwohl DSM mit dem Durchlauf von Schriftgut die zentralen Elemente von Ver waltungsarbeit schlechthin berührt, zeigt die Erfahrung, dass die zur konkreten Pla nung vor Ort erforderlichen Daten häufig erst noch ermittelt werden müssen.
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