Die Wichtigkeit von Social Media Guidelines wurden bereits in Teil 1 erläutert. Nun ist noch zu klären: Welche Vorgaben sollte ich meinen Mitarbeitern eigentlich machen? Wie kann ich die Information so aufbereiten, dass sich niemand gekränkt, gegängelt oder gar entmündigt fühlt? Und welches Medium ist am besten dafür geeignet, die Guidelines anschaulich zu erklären?

Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Social Media Guidelines, die in jedem Unternehmen beachtet werden sollten:

1.       Achten Sie unsere Unternehmenswerte.
Wenn Sie bereits ausgearbeitete Unternehmenswerte haben, sollten Mitarbeiter diese als einen Grundstock an Guidelines verstehen. Wenn nicht, könnte die Ausarbeitung von Unternehmenswerten einen guten Anfang für das Erarbeiten von Guidelines darstellen.

2.       Behandeln Sie andere mit Respekt.
Verweisen Sie einfach auf die Umgangsformen, die Sie auch im persönlichen Umgang miteinander schätzen: Kritik gerne, wenn konstruktiv, Lob immer, Fragen und Antworten höflich formuliert. Auch die Frage nach dem „Du“ oder „Sie“ sollte klar beantwortet werden: Das Internet hebt die grundlegenden Regeln der Kommunikation nicht auf – wen man nicht kennt, den siezt man zunächst.

3.       Sie sprechen für sich selbst.
Im Internet sind Mitarbeiter nicht die offiziellen Vertreter Ihrer Firma – dafür ist die Presseabteilung zuständig. Bitten Sie also darum, dass persönliche Meinungen generell als solche gekennzeichnet werden. Meinungen und Fakten sollten klar getrennt werden.

4.       Bleiben Sie nicht anonym.
Wenn (z. B. in Fachforen) zu der eigenen Firma kommentiert wird, sollten Mitarbeiter grundsätzlich ihre Firmenzugehörigkeit offenlegen. Transparenz gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen für ein ehrliches Miteinander im Netz.

5.       Halten Sie sich an geltendes Recht.
Das Urheberrecht wird in Deutschland besonders geachtet – das sollten Ihre Mitarbeiter auch tun. Quellenangaben und Verlinkungen zu Inhalten, deren Urheber man nicht selbst ist, sollten selbstverständlich sein und können eine Menge Ärger sparen.

6.       Hüten Sie Betriebsgeheimnisse.
Geschäftsschädigendes Verhalten im Netz (sei es durch Verleumdung oder durch das Offenlegen von Interna) kann nicht nur Ihrer Firma, sondern auch Ihren Mitarbeitern schaden. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter daher für die schwerwiegenden Konsequenzen eines solchen Fauxpas.

Bleibt noch die Frage: Wie können die Informationen optimal so aufbereitet werden, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht nur erhalten, sondern sich davon nicht bevormundet fühlen? Zunächst sollten Sie Ihre Guidelines als „Empfehlungen“ oder „Anregungen“ bezeichnen – so wirkt es nicht, als wollten Sie von oben Einfluss auf das Privatleben Ihrer Mitarbeiter ausüben. Weiterhin kann das Medium entscheidend sein. Schöne Beispiele für eine gelungene Ausarbeitung von Social Media Guidelines finden sich u. a. bei Tchibo mit dem Video „Herr Bohne geht ins Netz“ oder bei Krones mit einem etwas seriöseren Video-Beitrag zu diesem Thema.

Social Media Guidelines sind ein unerlässliches Tool zur Sicherung einer einheitlichen, offenen Unternehmenskommunikation. Mithilfe der oben genannten Anregungen können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, sich im Netz souverän zu bewegen, ohne auf dünnes Eis zu geraten. Gleichzeitig stärken Sie Ihr Employer Branding durch ehrliche, authentische Markenbotschafter.

Autor: Maja