Gehören Sie auch zu den Rittern der Schwafelrunde? Meetings sind in der Welt des Managements ein sakrosankter Begriff, denen die Attribute positiv, populär, produktiv anhaften. Manche Menschen verbringen die Hälfe ihrer Arbeitszeit in solchen Teamsitzungen.

Was jedoch kaum einer ausspricht: Die meisten Meetings sind Zeitverschwendung. Nicht selten bleiben die Kompetenzen des Teams völlig unklar. Zudem sind die Teilnehmer Konkurrenten. Alle wissen zwar, dass sie kooperativ sein müssen. Gleichzeitig kann jeder, der eigene Ideen gut präsentiert und andere subtil aushebelt, sein Image aufpolieren. Offenheit und gegenseitiges Vertrauen sind also begrenzt. Dummerweise bilden beide die Basis dafür, dass überhaupt kooperiert wird. Die dritte Hürde sind Hierarchien: Je kontroverser diskutiert wird, je unterschiedlichere Erfahrungen, Perspektiven und Interessen einfließen, desto produktiver der Dialog. Oft aber diskutieren nur die Alpha-Tiere, während der Rest allenfalls abnicken darf.

So kann das nichts werden. Damit Meetings dennoch funktionieren gilt es folgende fünf Regeln für bessere Meetings zu beachten:

  1. Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich! Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  2. Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  3. Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit!
  4. Entwerfen Sie deshalb auch vorab eine Agenda – und halten Sie sich daran! Das diszipliniert für künftige Treffen.
  5. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail! Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.