Dass man nicht 8 Stunden am Stück voll konzentriert arbeiten kann, ist vermutlich jedem klar. Das gelegentliche In-Gedanken-Abschweifen, die 5-Minuten-Kaffeepause, das private Gespräch auf dem Flur – all dies dient auch dazu, unseren Geist zu entspannen, um, zurück am Arbeitsplatz, wieder voll konzentriert zu sein. Eine neue Infografik behauptet nun, der größte Zeitfresser wäre die ineffiziente Kommunikation unter Kollegen.

Die Vorstellung, dass Arbeitnehmer bis zu 4 Stunden ihrer Arbeitszeit täglich bei dem Versuch verschwenden, ihre Kollegen oder Kunden zu kontaktieren, Informationen zu finden und weiterzutragen und mit ungewollter Kommunikation (z.B. Spam) umzugehen, erscheint aber doch etwas fragwürdig. Abgesehen davon, dass es sich bei den Zahlen um persönliche Schätzwerte der Befragten handelt – Könnten Sie minutengenau bestimmen, wie viel Zeit Sie mit der Suche nach Informationen verbringen? Ich jedenfalls nicht. – ist auch die Methodik selbst nicht wissenschaftlich fundiert: Den Befragten wurden nur fünf Antwortmöglichkeiten vorgegeben, die Frage nach dem Einfluss des Internets und Social Media bspw. war völlig ausgeklammert.

Nun ist eine solche Untersuchung vermutlich nicht völlig uneigennützig, verdeutlicht sie doch die Notwendigkeit eines effizienteren Kommunikationstools, das die Bereitstellung von Informationen und die sich darum drehenden Unterhaltungen vereinfacht. Eben ein solches Tool zur Online-Vernetzung aller Mitarbeiter und Kunden wird von Salesforce in Kooperation mit Rypple bereitgestellt.

Unabhängig davon, wie verlässlich solche Zahlen sind, lohnt es sich aber durchaus,

1. kritisch zu hinterfragen, wie viel Zeit man selbst mit eigentlich unnötiger Kommunikation verschwendet – hier aber noch einmal ganz deutlich: Der kurze Schwatz in der Teeküche gehört sicherlich nicht in diese Kategorie. Ein soziales Miteinander gehört zu den integralen Bestandteilen jedes Unternehmens und sollte keinesfalls im Namen der Effizient eingeschränkt werden.

2. darüber nachzudenken, ob es sich bei der Zeitverschwendung am Arbeitsplatz um ein Symptom eines größeren Problems handelt. Liegt es etwa daran, dass einem die Projekte eigentlich nicht liegen oder generell die Motivation fehlt?

Und schließlich:

3. darüber nachzudenken, wie Kommunikationswege linearer und transparenter gestaltet werden können und wie sichergestellt werden kann, dass keine Kommunikationslücken entstehen. Tools wie von Salesforce oder SAP können Unternehmen durchaus helfen, einen effizienteren Informationsfluss zu implementieren, ohne die soziale Komponente auszuklammern. Auch ohne Software können aber schon die Erstellung eines Kommunikationsplans, der Aufbau einer klaren Hierarchie und die Einrichtung von konzentrierten Arbeitsphasen („Power Hours“), in denen durchgängig gearbeitet werden soll, Abhilfe schaffen.

Selbst wenn also die Zahlen hoch gegriffen sind und die Untersuchung selbst einer genaueren wissenschaftlichen Befragung nur bedingt standhält, sind die grundsätzlich aufgeworfenen Fragen doch von Interesse: Wie viel Arbeitszeit geht meinen Mitarbeitern durch lückenhafte Kommunikation verloren? Und wie kann ich dem entgegenwirken?

Hier noch eine kurze Liste mit weiteren Infografiken zum Thema „Zeitverschwendung am Arbeitsplatz“ (zu beachten: Die meisten dieser Zahlen stammen aus den USA, können also nur bedingt für Deutschland herangezogen werden):

How lazy are we at work?
Wasting Time and Money
How do people spend their time at work?
Wasted Time